Políticas de tratamiento y protección de datos personales

Seditrans Colombia

Seditrans S.A.S

PREÁMBULO

SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 15 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y Decreto Reglamentario 886 De 2014, implementa la siguiente política para el Tratamiento y Protección de Datos Personales.

SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A, implementará todas las acciones para el cumplimiento de la protección y tratamiento de datos personales de los que sea responsable, en especial para proteger los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre y los derechos a conocer, actualizar y rectificar los datos de los titulares recogidos en las bases de datos propias. Es por ello que la presente política se aplica tanto para proteger los datos personales que actualmente trata SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A, como aquellos datos que en un futuro se puedan tratar.

CAPÍTULO 1

Responsable del tratamiento de datos personales

SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A, identificado con NIT número 890920340-6 domiciliado en Itagüí en la dirección Calle 31 Nro. 41-89, teléfonos (604) 3746161 con correo electrónico servicioalcliente@seditrans.com, actúa como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales en virtud de la recolección que realice directamente de los datos de sus clientes, empleados proveedores y demás terceros personas naturales.

SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A, como responsable del tratamiento de datos personales, podrá suscribir alianzas o convenios para el desarrollo de su objeto social, y encargar a otras entidades o personas del tratamiento de los datos personales de los cuales sea responsable para lo cual obtendrá el consentimiento previo, informado y expreso de los titulares de los datos, garantizando de esta manera los derechos a la protección de los datos.

CAPÍTULO 2

Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad de los mismos

 El tratamiento de los datos personales se hará conforme a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y Decretos Reglamentarios, en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular.

SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A, como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales obtiene y obtendrá de los titulares de los datos personales su autorización clara, previa, expresa, informada y libre de vicios e informará de antemano la finalidad para el tratamiento de los datos personales a los titulares, excepto en los casos expresamente autorizados por la Ley

SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A, obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos documentos físicos, electrónicos, mensaje de datos, Internet, Sitios web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita el consentimiento del titular o mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A, podrá a su vez ser ENCARGADA del tratamiento de datos personales. En ese caso se aplicará también está política y se observarán las obligaciones establecidas en la ley y reglamentos.

En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

Respecto de sus clientes.

  1. Desarrollar el objeto social de SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A, conforme a sus estatutos sociales, y en especial para la prestación de servicios relacionados con el transporte escolar, empresarial y turístico.
  2. El envío de ofertas comerciales de servicios de transporte turístico, empresarial y escolar.
  3. Para enviar boletines, correos electrónicos e información acerca de sus servicios.
  4. Para compartir su información personal con empresas vinculadas, sucursales, franquicias, filiales y subsidiarias previa autorización.
  5. Para ser contactados para realizar gestiones de cobro y recuperación de cartera.

Respecto de sus proveedores. 

  1. Desarrollar el objeto social de SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A, conforme a sus estatutos sociales.
  2. Ser contactados para efectos de informar pagos, cotizaciones y solicitar productos o servicios.
  3. Para compartir su información personal con empresas vinculadas, sucursales, franquicias, filiales y subsidiarias previa autorización.

Respecto de sus empleados y colaboradores. 

  1. Desarrollar el objeto social de SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A, conforme a sus estatutos sociales.
  2. Cumplir todas las normas políticas y procedimientos en materia laboral y de seguridad social.
  3. Realizar estudios de clima organizacional y evaluaciones de desempeño.
  4. Campañas de bienestar al personal, tanto empleados como su familia.
  5. Consultar en centrales de información financiera el comportamiento crediticio para efectos de determinar riesgos y vulnerabilidad económica en el ambiente de trabajo, previa autorización.
  6. Para realizar pruebas técnicas, estudios de seguridad, pruebas psicofisiológicas con polígrafo o de estrés de voz.
  7. Para compartir su información personal, en la medida que la sea necesario para la operación con sucursales o franquicias, vinculadas o subsidiarias previa autorización.
  8. Otorgar referencias laborales.
  9. Para ser compartidos con clientes actuales o potenciales de SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A, en cumplimiento de obligaciones contractuales o reglamentarias y previa autorización.

Respecto de sus socios y accionistas. 

  1. Desarrollar el objeto social de SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A, conforme a sus estatutos sociales.
  2. Para enviar comunicaciones, convocatorias a asambleas, estados financieros y para permitir el derecho de inspección.

 CAPÍTULO 3

Derechos de los titulares de los datos personales

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

  • Acceder, conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente a SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A, en su condición de responsable; Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada por el titular de los datos personales a SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A; salvo cuando expresamente se exceptúe en los términos de la ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A, o por los encargados del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales, que hayan sido objeto de tratamiento por parte de SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A, como responsable del tratamiento de datos personales.

CAPÍTULO 4

Área responsable de la atención de peticiones consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales

SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A, ha designado a la auxiliar administrativa, como el responsable de la atención de las consultas, quejas y reclamos, relacionados con el tratamiento de datos personales. 

CAPÍTULO 5

Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales

Los procedimientos que se describen a continuación sólo pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes o representantes, siempre que se acredite previamente la identidad o la representación.

En caso que los datos personales deban ser objeto de consulta, reclamo (corrección, actualización o supresión), o cuando se advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, los titulares  podrán  presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento y en especial al área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.

Los titulares de los datos personales o sus representantes, pueden también en cualquier momento revocar la autorización otorgada a SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A, para el tratamiento de sus datos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A, deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos, y de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento. En este último caso, SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A, podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

Procedimiento para la atención de Consultas.

  • Se formulará mediante solicitud escrita dirigida al oficial de protección de datos o al área responsable de la atención de peticiones consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales y se enviará al correo electrónico servicioalcliente@seditrans.com.
  • Este contendrá como mínimo la identificación del titular, nombre completo, teléfono y correo electrónico de contacto.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

  • La respuesta a la consulta se dará de manera electrónica al titular interesado al correo electrónico indicado en la solicitud y en esta se suministrará toda la información personal que repose del titular  en las bases de datos de SEDITRANS S.A.S Y CIA S.C.A, o que esté vinculada con la identificación del Titular.
  • También se entregará con la respuesta a la consulta prueba(s) de la autorización(es) para el tratamiento otorgado (s) por el titular o en su defecto prueba de la publicación del aviso de continuidad en el tratamiento de datos personales y/o el aviso de privacidad.

 Procedimiento para la atención de Reclamos (Corrección, Actualización o Supresión de datos) 

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida al área responsable de la atención de peticiones consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales y se enviará al correo electrónico servicioalcliente@seditrans.com
  2. Este contendrá la identificación del titular, el nombre, el teléfono, el correo electrónico y la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y podrá será acompañada de los documentos que se quiera hacer valer.
  3. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado al correo electrónico informado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
  4. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  5. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al correo electrónico del interesado.
  6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al correo electrónico del interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimiento para la revocatoria de la autorización.

  1. La revocatoria se formulará mediante solicitud escrita dirigida al área responsable de la atención de peticiones consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales y se enviará al correo electrónico servicioalcliente@seditrans.com
  2. Este contendrá la identificación del titular, el nombre, el teléfono, el correo electrónico y se deberá indicar si es total o parcial o para cual o cuales fines se revoca la autorización.
  3. Si la petición de revocatoria resulta incompleta, se requerirá al interesado al correo electrónico informado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la petición para que subsane las fallas.
  4. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la petición.
  5. En caso de que quien reciba la petición de revocatoria no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al correo electrónico del interesado.
  6. El término máximo para atender la petición será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al correo electrónico del interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

 CAPÍTULO 6

Vigencia de la política y periodo de vigencia de la bases de datos

 La presente política rige a partir de la fecha de su publicación el 01 de febrero de 2024 y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario, para cumplir las finalidades establecidas en el numeral 2 de esta política.

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